Eintrittskarte ins digitale Rechnungsmanagement

Dass die Digitalisierung viele Unternehmensbereiche revolutioniert hat, ist längst kein Geheimnis mehr. Doch gerade in der Finanzbuchhaltung hat die manuelle Rechnungsbearbeitung eine lange, eingefahrene Tradition – inklusive aller Nachteile wie Fehleranfälligkeit, hohem Zeitaufwand und mangelnder Transparenz. Beim Ticketing-Anbieter Reservix war es das rasante Wachstum des Unternehmens, das die Schwächen der papierbasierten Buchführung zu Tage förderte: Prozesse wie der analog organisierte Rechnungseingang konnten mit der schnellen Entwicklung des Freiburger Unternehmens immer weniger Schritt halten. Ein individuelles Dokumentenmanagementsystem (DMS) für digitales und automatisiertes Rechnungsmanagement musste her. Fündig wurde Reservix bei den Digitalisierungsexperten von Optimal Systems. Die Reservix GmbH ist eines der führenden Ticketing-Unternehmen im deutschsprachigen Raum.
 

Hoher Zusatzaufwand durch analoge Prozesse

„Vor allem das gestiegene Volumen an Eingangsrechnungen hat uns bewusst gemacht, dass unsere bisherigen Bearbeitungsprozesse nicht mehr zeitgemäß sind. Jeder einzelne Beleg wurde bis dato manuell gebucht, neue Lieferanten per Hand im System angelegt. Der Aufwand war riesig und stand in keinem Verhältnis mehr“, so Marcel Imschweiler, operativer Teamleiter für das Finanz- und Rechnungswesen bei Reservix. „Hinzu kam, dass der Rechnungseingang immer stärker fragmentiert war. Beispielsweise gingen Rechnungen regelmäßig bei der falschen Niederlassung ein, mussten mit hohem Zusatzaufwand sortiert und zum richtigen Standort geschickt werden. Letztendlich wurden diese Belege also doppelt bearbeitet.“

Auch der Jahresabschluss wurde immer aufwendiger: Wegen der papierbasierten und nicht zentralen Ablage von Rechnungen und anderen Belegen mussten die Mitarbeiter:innen erst einmal alle relevanten Dokumente zusammensuchen, bevor sie mit der eigentlichen Arbeit – der Erstellung des Geschäftsberichts – beginnen konnten. Eine weitere Herausforderung für das Unternehmen wurde während der Corona-Pandemie deutlich: Das Arbeiten im Homeoffice war für die Mitarbeiter:innen in der Buchhaltung nicht möglich, da Eingangsrechnungen nicht in digitaler Form vorlagen.

Gemeinsam zur individuellen DMS-Lösung

„Aufgrund dieser Erfahrungen haben wir uns dazu entschlossen, unseren Rechnungseingangsprozess zu digitalisieren und zu automatisieren. Wir haben gemeinsam qualitative Anforderungen definiert und uns auf die Suche nach einem passenden Dokumentenmanagementsystem gemacht“, sagt Marcel Imschweiler. „Der Markt bietet einige gute Lösungen. Uns war aber nicht nur das Produkt an sich wichtig. Darüber hinaus wollten wir mit einem mittelständischen Anbieter zusammenarbeiten, der Rücksicht auf unsere individuellen Anforderungen nimmt und uns bei Rückfragen oder Problemen schnell unterstützen kann. Das Projekt sollte ein Gemeinschaftsprojekt von uns und dem DMS-Anbieter sein.“ 

Die passende Lösung fand Reservix mit enaio® von Optimal Systems. Der Rechnungseingang wurde komplett digitalisiert. „enaio® liest eingehende Rechnungen elektronisch aus und startet einen Workflow, der die weitere Bearbeitung der Belege initiiert. Daten, die vom System nicht eindeutig erkannt oder zugeordnet werden können, werden von einem Verifier identifiziert und können auf einfache Weise nachbearbeitet werden“, so Projektleiterin Melanie Konietzka, Senior Consultin bei Optimal Systems Berlin. „Auch das Anlegen neuer Lieferanten ist nun vollständig automatisiert. Reservix hat sich hier eine individuelle Lösung gewünscht, ausgerichtet an den spezifischen Prozessen des Unternehmens. Wir haben zusammen einen Anforderungskatalog ausgearbeitet und dieses Feature speziell für Reservix neu entwickelt und in enaio® integriert. Außerdem haben wir eine neue Schnittstelle programmiert, die die Übermittlung von Stammdaten aus enaio® an DATEV ermöglicht.“
 

Ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung

Etwa sechs Monate nahm das gesamte Projekt in Anspruch, Anfang Oktober 2022 erfolgte dann das erfolgreiche Go-live der individuellen Softwarelösung. „Wir sind sehr zufrieden, nicht nur mit der DMS-Lösung an sich, sondern mit dem gesamten Projektablauf. Durch den automatisierten Rechnungseingang ist die Bearbeitung der eingehenden Belege zeitlich und personell deutlich flexibler sowie standortunabhängig. Auch der Zugriff auf abgelegte Dokumente ist jetzt viel einfacher“, bilanziert Marcel Imschweiler. „Das Zusammenspiel von enaio® und dem Verifier funktioniert ebenfalls sehr gut. Etwa 80 Prozent der eingepflegten Daten werden automatisch erkannt, was ein sehr guter Wert ist. Unsere Mitarbeiter sparen sich dadurch viel Zeit und können sich stärker auf andere Aufgaben im Rechnungsmanagement konzentrieren, etwa die Kreditorenbuchhaltung. Wir haben einen großen Schritt in der Digitalisierung und Automatisierung unserer Prozesse gemacht.“
 

Eine Investition, die sich rechnet

Die Investition in eine moderne DMS-Software hat sich für Reservix also bereits bezahlt gemacht. „Wir rechnen damit, dass sich die Anschaffungskosten in spätestens zwei bis drei Jahren amortisiert haben werden. Der Nutzen überwiegt die Kosten deutlich, das spüren wir schon jetzt“, so Marcel Imschweiler. Also alle Wünsche erfüllt? „Noch nicht ganz“, entgegnet Imschweiler mit einem Schmunzeln. „Wir haben erfolgreich die ersten Schritte hin zum Digitalunternehmen gemacht und überlegen aktuell gemeinsam mit Optimal Systems, wie wir die Prozesse durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz noch weiter automatisieren können. Wir sind gespannt, was die Zukunft bringt.“

Erstellt von (Name) E.R. am 11.07.2023 Geändert: 11.07.2023 08:23:43 Quelle:  OPTIMAL SYSTEMS GmbH Bild:  iStock

Drucken